Un plan de gestión de crisis define cómo responderá la empresa si ocurre una crisis, identifica qué crisis son más probables que afecten a la organización y describe cuál será el impacto en el negocio. La planificación de respuestas para cada tipo de crisis preparará al equipo y reducirá los efectos negativos a largo plazo para la organización.
Para crear un plan de manera eficiente y eficaz, divídelo en pasos más pequeños y alcanzables. Así podrás identificar los posibles riesgos sin sentirte abrumado por la crisis potencial. Para organizar el plan, usa una plantilla de gestión de crisis con estos seis pasos:
1. Identifica al equipo de liderazgo para la crisis
Antes de dar el primer paso en la planificación de la gestión de crisis, forma un equipo de líderes que te pueda colaborar durante el proceso de planificación. El equipo debe incluir a las personas que tomarán decisiones durante la crisis. Arma este equipo en las primeras etapas del proceso así todos conocen los detalles de tu estrategia para la gestión de crisis.
2. Evalúa los riesgos
Para comenzar el proceso de planificación, organiza una sesión de lluvia de ideas con el fin de evaluar los diferentes riesgos de la empresa. Usa un registro de riesgos para identificar y analizar la probabilidad de que ocurran determinados riesgos. Este tipo de registro te permite eliminar las demoras en el progreso y prepararte para posibles contratiempos. También puede ayudarte a visualizar qué riesgos son más probables que ocurran para que planifiques una respuesta adecuada.
3. Determina el impacto en la empresa
Una vez que hayas identificado los riesgos de alta probabilidad que podrían afectar a la organización, determina su impacto en la empresa junto con el equipo de liderazgo de crisis. Cada riesgo puede generar resultados diferentes, por lo que es importante analizarlos por separado. Los posibles efectos comerciales pueden incluir la pérdida de clientes o ingresos, daños a la reputación, ventas demoradas o multas reglamentarias.
4. Planifica la respuesta
A continuación, define qué acciones debe realizar el equipo para responder ante cada riesgo que hayan identificado si llegara a ocurrir. Por ejemplo, si trabajas en el desarrollo de software y tu empresa sufre un ciberataque, es posible que necesites que alguien proteja la red, otra persona que comunique la noticia a los clientes y otra que se encargue de la evaluación de daños.
5. Consolida el plan
Una vez que hayas comprendido las amenazas que puede enfrentar tu empresa, el impacto en los negocios y cómo responder, consolida el plan. Un plan de gestión de crisis es más que una estrategia escrita o verbal. Debe incluir elementos clave, como un protocolo de activación y contactos de emergencia, que abordaremos más adelante. También deberás colaborar con los participantes clave para que todos entiendan qué hacer y cuándo.
6. Revisa y actualiza
Una vez que el plan de crisis esté completo, revísalo para asegurarte de que no falte nada. Deberás actualizarlo al menos una vez al año porque los riesgos potenciales pueden cambiar con el tiempo.